Sebelum Saudara mengisi Questioner TQM ini (silahkan klik link ini untuk mengisi qustioner) sebaiknya dibaca dulu penjelasan singkat mengenai Total Qaulity Management yang ada di bawah ini
PROGRAM KEGIATAN
PENINGKATAN MUTU
UNTUK LPK - LEMBAGA
PENDIDIKAN KATOLIK
Kalau sebuah Lembaga Pendidikan Katolik atau sebuah
sekolah Katolik, dilihat sebagai sebuah ORGANISASI;
Bagaimana Caranya Memperbaiki sebuah Organisasi yang
Kurang Baik dan Membuat Organisasi yang sudah Baik menjadi Lebih Baik?
Bahan
Diskusi: Apa definisi dari Organisasi? Apakah Lembaga Pendidikan Katolik sebuah
Organisasi? Bagaimana hubungan antara LPK dan Gereja Katolik. Ingat bahwa
Gereja Katolik, juga sebuah Organisasi.
Melalui konsep tata kelola atau manajemen yang disebut
TQM atau Total Quality Management sebuah organisasi yang kurang baik dapat
menjadi lebih baik dan yang sudah baik akan menjadi lebih baik. TQM
dikembangkan berdasarkan konsep pemikiran seorang yang bernama William Edward
Deming.
Pada awal mulanya, pemikiran William Edward Deming, diterapkan
khusus untuk organisasi yang bergerak dibidang industri atau manufaktur di
Jepang.
Tetapi setelah kami kenali lebih lanjut secara mendalam,
konsep TQM ini, ternyata sangat bermanfaat bagi organisasi yang bergerak dibidang
dan kegiatan apa saja, termasuk Organisasi Lembaga Pendidikan dan kalau sebuah
Keluarga dianggap sebagai sebuah Organisasi, maka TQM dapat pula diterapkan
dalam sebuah Keluarga. .
Agar mudah dimengerti, uraian tentang konsep TQM Ini, disadur
dan diuraikan, dengan istilah dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia.
Berbagai istilah yang diciptakan oleh para penciptanya, tetap menjadi hak milik
dari pencipta masing2. Sementara uraian yang disusun dan disampaikan disini
mungkin menggunakan berbagai istilah yang berbeda.
1.
Dasar
Filosofi dari William Edward Deming: Theory of the Profound
Knowledge.
Filosofi Deming diawali
dengan THEORY OF THE PROFOUND KNOWLEDGE yang bersama dengan 14 POINTS OF
DEMING, adalah dasar dari seluruh tata kelola manajemen sesuai dengan konsep
TQM (Total Quality Management).
Mari kita perhatikan
uraian tentang 4 (empat) lensa dasar dari Deming untuk mencapai pengertian
yang sangat mendasar (profound knowledge), untuk mendapatkan kepastian dari
konsep yang perlu kita yakini dan jalankan.
1.1.
Teori
tentang Knowledge, “Epistemology of Knowledge”.
Epistemology
berdefinisi sebagai berikut: the study or a theory
of the nature and grounds of knowledge especially with reference to its limits
and validity. Kalau
Epistemology of Knowledge diuraikan lagi, ini mengenai bagaimana sebuah
pengetahuan atau pengertian, akan sesuatu hal, dapat dikuasai.
Pengertian
yang harus benar2 dimengerti, harus pasti, dipercaya dan diyakini. Disebut dipercaya,
karena mungkin hal tersebut belum pernah dialami sendiri, tetapi didukung oleh
berbagai data dan informasi.
Semua
hal terkait dalam pembahasan bagi sebuah organisasi, harus didasarkan atas pengetahuan
(knowledge) yang profound. Adakalanya diperkirakan atau di asumsikan, tapi saat
dilaksanakan, hasilnya harus dicatat dan kemudian dipakai untuk memastikan dan
menjadi hal yang pasti karena sudah dialami.
Diskusi dan pembicaraan-2, yang tidak didasarkan atas pengetahuan
yang benar2 pasti dan jelas, tidak dapat disimpulkan dengan baik. Apalagi kalau
pembicaraan menjadi berkepanjangan dan terjadi perdebatan, ini akan membuang
waktu, disebabkan karena semua pihak yang membahas, ternyata belum menguasai
permasalahannya.
Bahan renungkan:
Kalau
seseorang bertanya tentang pintu depan rumah kita masing-2. Setiap hari kita
melewati pintu tersebut. Pertanyaannya, berapa centi-meter lebar pintu
tersebut? Bagi yang mempunyai Profound Knowledge akan pintu rumahnya, tahu
persis lebar pintu rumahnya, sehingga membahas apakah sebuah lemari dapat dengan
mudah melewati pintu tersebut atau tidak, dapat dipastikan tanpa perdebatan.
Tapi banyak diantara kita, seringkali hanya sekedar tahu saja dan tidak ber
profound knowledge.
1.2.
Apresiasi
terhadap sebuah “System”
Semua
hal didunia ini, merupakan sebuah System. Pasti ada awalnya, kemudian
ber-proses dan menghasilkan sesuatu. Untuk mencapai hasil akhir yang kita
inginkan atau “final goals”, sebuah proses dapat terjadi dalam beberapa
tahapan. Proses akan berulang, dari hasil final, kembali ke awal kembali,
membentuk sebuah daur ulang. Proses dari ujung hasil, menuju ke awal kembali, kita
sebut dengan umpan balik atau feed back, yang sangat penting dalam semua proses
daur ulang kehidupan.
Dengan
adanya feed back atau umpan balik inilah, sebuah System dapat diperbaiki, menjadi
semakin baik.
Dalam
TQM proses yang berkesinambungan ini
digambarkan dalam “the hearing bone diagram” atau diagram sirip ikan. Proses
kerja dalam Organisasi dan pekerjaan apa saja, dalam kehidupan ini, pasti dapat
diuraikan dengan “herring bone diagram” ini.
Karena itu dalam mencapai kwalitas, melalui penerapan TQM,
dikenal istilah PDCA Cycle, yaitu
PLAN à
DO à
CHECK à
Action dan kembali lagi …
Proses kerja kita harus selalu kita rencanakan,
kita laksanakan, kemudian kita check untuk diperbaiki dan lakukan
perbaikan. Kemudian rencanakan lagi dan
demikian seterusnya…
Selain daripada itu, Organisasi harus menerapkan kaidah
“Continuous Improvement” atau KAIZEN.
>>>>> Gambar Herring bone dan PDCA
<<<<<
1.3.
“Theory
Of Variation”
Sebuah
System yang sudah stabil, atau mempunyai proses yang sudah selalu sama, diharapkan
pasti memberikan hasil yang selalu sama. Tapi dari kehidupan dan dari
pelaksanaan diberbagai bidang usaha, hasilnya tidak selalu sama tapi
selalu ada VARIASI.
Ini
disebabkan karena terjadinya berbagai hal yang dapat mempengaruhi system dan
bahwa kondisi tidak bisa 100% sama, yang pasti tanggal dan jam, cuaca dan
banyak hal terus berubah, setiap saat.
Disini
kita tegaskan, bahwa pencatatan hasil dari suatu kegiatan proses harus selalu
dilakukan dan dianalisa. Untuk memudahkan melakukan analisa, hasil catatan
harus digambarkan dalam table dan diagram atau chart.
Misalnya mai di catat dan digambarkan diagram “bangun
pagi”.
Pertama, kita membentuk sebuah system, agar dapat bangun
pagi pada jam 05:00 setiap pagi. Setiap hari, jam saat bangun pagi dicatat
dalam sebuah table. Ternyata bangun pagi tidak selalu sama atau tepat pada jam
05:00 setiap hari. Bangun pagi bervariasi, lebih awal, jam 04:45 sudah
bangun, atau lewat, sehingga jam 05:25 baru bisa bangun. Tentu ada juga hari dimana kita
bangun tepat pada jam 05:00 pagi.
Kalau tabel, digambarkan dalam sebuah chart akan nampak
sebagai berikut ini.
>>>>>>>>
gambar control chart <<<<<
Dari
diagram ini dapat ditetapkan garis dimana kita anggap sebagai target yang ingin
kita capai, yaitu jam 05:00 pagi. Juga ditetapkan sebagai batas atas yaitu
jam 05:30 dan batas bawah yaitu 04:30. Selama jam bangun masih dalam
kedua batas tersebut, ini dianggap kwalitas jadwal bangun kita masih terkontrol.
Selama masih terkontrol, berarti MEMENUHI KWALITAS. Atau
dapat juga dikatakan kwalitas atau Mutunya
Terkendali.
Bagaimana cara menaikan kwalitas? Caranya dengan menekan
Batas Atas, agar serendah mungkin dan mengecilkan Batas Bawah sekecil mungkin.
Semakin kecil variasi, berarti semakin besar atau semakin
bagus KWALITAS nya.
Dalam berbagai proses, apakah manufaktur atau kelulusan
murid, dan lain-lain hal, dapat di catat dan buatkan diagramnya, sehingga dapat
diketahui batas variasi yang masih dapat di terima. Dengan memperbaiki
prosesnya, variasi akan semakin kecil atau mutu (kwalitas) akan bertambah baik.
Variasi yang tak terkendali:
Tapi ada kalanya pencatatan
menunjukan bahwa jam bangun kita diluar batas atas maupun batas bawah …
Bilamana
terjadi variasi besar sehingga hasilnya jauh diluar batas atas atau bawah, maka
manajemen harus meneliti sebab terjadinya variasi yang diluar batas atau
tak terkendali tersebut. Dalam TQM, manajemen perlu belajar untuk mengenali
PENYEBAB dari kondisi tak terkendali ini. Ada
pelatihan khusus untuk “problem solving dan decision making yang dikembangkan
oleh Kepner-Tregoe. Banyak Lembaga yang memberikan pelatihan ini.
Penyebab
dari Variasi
tak terkendali tadi, dapat dibedakan menjadi dua kelompok:
1. Penyebab yang NORMAL - Normal cause
Normal
cause ini adalah sebab yang ditimbulkan dari system tersebut sendiri. Penyebab yang Normal Cause ini kalau terjadi,
harus segera diambil tindakan untuk memperbaikinya. Kalau
tidak maka kondisi atau variasi dari hasil system tersebut akan semakin jauh
dari yang direncanakan. Kwalitas semakin buruk. Mutu
semakin tak terkendali.
2. Penyebab yang KHUSUS – Special
cause
Ini
disebabkan hal-hal yang diluar system dan tidak perlu dilakukan perubahan yang
substantial terhadap system. Penyebab ini adakalanya dapat didiamkan dan hilang
dengan sendirinya. Penyebab seperti ini tidak usah di lakukan perubahan yang
fundamental pada system.
Tapi harus diantisipasi dan tetap dlakukan
tindakan-tindakan yang diperlukan. Apalagi kalau sudah dapat diperkirakan penyebabnya
akan menjadi penyebab variasi tak terkendali dapat terjadi lagi.
Untuk lebih memperkuat teori profound knowledge dan Teori
of Variation, seorang rekan Deming yang bernama Walter A. Shewhart yang membuatkan 7 jenis diagram (juga dikenal
dengan the 7 tools of TQM), untuk
dipakai mencatat dan menggambarkan keadaan yang sesungguhnya dari hasil kerja
sebuah organisasi atau untuk menyatakan kondisi saat itu dari organisasi
tersebut. Disini
TQM menyatakan “speak with data”.
Disini dipentingkan dibuatnya laporan2 dan dibahasnya laporan2 tersebut. Tanpa
data yang pasti dan menggambarkan kondisi sesungguhnya jangan sekali kali,
melakukan analisa dan pembahasan. Dalam melaksanakan tugas apa saja, lakukan
pencatatan hasil kerja dan buatkan diagram agar nampak analisa dari tata cara
pelaksanaannya. Dalam TQM dikenal “Key Performance Indicators” (KPI) atau
nilai-niali / indicator apa saja yang menunjukan keberhasilan kerja.
Selain
itu, catat dan perhatikan hal-hal yang menyebabkan kegagalan serta hal-hal yang
menyebabkan keberhasilan. Atau pencatatan “key success factor” dan “reason for
failure”. Dengan mempertajam key success factors, perkerjaan akan semakin
berhasil. Tentunya terus menerus menghindari semua reason for failures.
1.4.
Theory
of PSYCHOLOGY
Dalam semua kegiatan
yang terkait dengan sebuah organisasi, perlu diperhatikan hal dan proses
kerja yang terkait atau dipengaruhi oleh hal-hal berdasarkan ilmu Psychology.
Ini
disebabkan karena, unsur utama sebuah organisasi adalah manusia yang mempunyai
kejiwaan dan sikap serta cara berpikir serta bekerja berbeda satu dan yang lain.
Proses
kerja dan problem solving, tidak mengandalkan pada teknologi saja. Tapi
seringkali, hanya dapat diuraikan setelah memperhatikan dari sudut ilmu
Psychology.
Banyak
phenomena dan pengaturan yang secara teliti sudah di atur dan ditata kelola
dengan baik, tapi menunjukan hasil yang kurang berhasil. Masalah seperti ini, dapat
diuraikan berdasarkan ilmu Psychology.
Dalam
uraian 14 Points of Deming, akan diuraikan beberapa pokok pemikiran yang
terkait dengan Psychology ini. Dalam TQM perlu dikenali hal-hal seperti “body
language”. Cara bersikap seseorang, menunjukan apa yang sedang dipikirkannya.
Trauma dan pengalaman buruk dalam kehidupan seseorang mempengaruhi konsep
berpikir, budaya dan values maupun character orang. Ada hal-hal yang dapat di
pelajari, untuk menumbuh kembangkan karir, misalnya cara berkomunikasi,
leadership dan karakter.
1.5.
Tambahan
untuk melengkapi menjadi (4+1): By ME,
for YOU, In His Name.
Deming
tidak menyebutkan hal yang terkait Tuhan, tapi saya ingin menambahkan satu
pemikiran yang terkait dengan hal yang bersifat ILAHI, karena keberhasilan kerja
kita sangat terkait dengan Perkenan dari Allah Yang Maha Esa.
Anda
dapat menambahkan disini, konsep anda sendiri. Demikian agar melengkapi 4 lensa
dari Deming.
Yang
saya pakai adalah: Oleh saya, untuk
anda dalam nama Tuhan.
Ternyata
semua yang dilakukan oleh saya dan anda, oleh semua orang, dalam sebuah
organisasi, pada hakekatnya adalah untuk orang lain. Hampir tidak ada yang
untuk kepentingan diri sendiri saja. Bahwa dikemudian hari akan membawa
kebaikan bagi diri kita sendiri, itu adalah akibat dan bukan tujuan.
Dan
kalau semua yang kita lakukan ini demi Tuhan Yang Maha Rahim, maka jelas yang
dilaksanakan adalah baik dan jauh dari hal yang jahat atau kecurangan. Jangan
lakukan hal-hal yang tidak akan mendapat Berkat dari Tuhan.
.
2. The 14 Points of Deming.
14 Points yang akan diuraikan
disini menjadi bagian yang harus diikuti sebagai pedoman dalam menerapkan TQM. Ini
diuraikan oleh William Edward Deming, yang saya sadu untuk diterapkan dalam
tata kelola dalam sebuah organisasi. Apa pun bentuk dan tujuan organisasi, ke
14 points ini tepat adanya.
2.1.
Create constancy of purpose for improving products and
services. atau harus mempunyai tujuan yang jelas dan pasti
untuk senantiasa memperbaiki produk dan pelayanan.
Dalam setiap
pekerjaan yang kita lakukan dalam sebuah organisasi, kita harus memastikan
tujuan yang pasti dan jelas dan terus menerus melakukan perbaikan. Teori ini dalam
bahas Jepang disebut KAIZEN atau Perbaikan terus menerus.
Untuk itu, sebelum memulai mengerjakan sesuatu,
pastikan beberapa hal yaitu:
2.1.1.
What
business are we In?
Sebenarnya apa sih yang kita kerjakan itu?
Ini
tidak mudah untuk dijawab. Harus dipikirkan dengan benar-benar dan pasti, sehingga
semua pihak terkait dalam organisasi, dapat ikut melakukannya dengan tepat dan
benar dilakukannya. Organisasi yang nampaknya sama, mungkin saja punya uraian
yang berbeda. “Business” disini bukan berarti komersial, tapi secara luas
digunakan pula untuk menguraikan kegiatan serta tujuan, dalam organisasi sosial
kemasyarakatan.
2.1.2.
Who
is our Customer?
Ini juga tidak mudah menetapkannya. Meski sama sama organisasi Sekolah Katolik,
belum tentu customer yang akan dilayaninya sama. Bisa juga organisasi
menetapkan beberapa customer dan masing-masing harus di penuhi kebutuhannya.
2.1.3.
Apa
Visi Organisasi tersebut.
Kalau sudah mengerti dengan benar (profound knowledge) dari dua hal diatas,
Visi dapat ditetapkan. Atau Visi adakalanya datang dahulu dan baru menjawab
pertanyaan diatas.
2.1.4.
Apa
Misi organisasi, agar
Visi nya dapat tercapai.
Misi harus diuraikan dengan singkat dan jelas. Boleh
menetapkan beberapa Misi utama dari organisasi. Ini
inti dari hal-hal yang harus dilaksanakan.
2.1.5.
Apa pokok-pokok Karakter yang menjadi Budaya dari
organisasi?
Tentukan kata kunci atau nilai2 karakter, yang menjadi
dasar yang akan membentuk “culture” atau Budaya dari Organisasi. Ini bukan
sekedar semboyan-2 tetapi benar2 harus difahami dan dilaksanakan.
Diharap dengan menetapkan hal-hal diatas, semua Policy,
Strategy, Tactic dan Action dilakukan, dengan jelas dan pasti tidak goyah.
Meski demikian bila kondisi dan situasi tejadi perbuahan2, silahkan melakukan
analisa, memikirkan kembali hal-hal tersebut diatas, untuk diperbaiki.
Diperlukan pelatihan dan pembahasan secara khusus dan lebih mendetail,
untuk setiap butir2 tersebut diatas. Libatkan semua decision makers dan
perhatikan semua usulan-usulan dari seluruh staff yang ikut dalam system kerja
organisasi anda. Jangan mengabaikan pendapat mereka. Perluas Cakrawala dalam
mementukan hal-hal diatas. Dalam persekolahan, pikirkan oang tua murid, juga
sang murid. Perhatikan harapan dan kebutuhan masyarakat. Libatkan para alumni,
maupun mereka yang terkait dengan masa pasca sekolah.
2.2.
Adopt
the new Paradigm atau terima dan laksanakan paradigm baru dari Deming
Philosophy ini.
Adaptasi atau ikuti perubahan,
dengan menerima dan laksanakan Philosophy Deming yang baru ini. Biasanya
organisasi sulit berubah, terutama bila dirasakan semuanya berjalan dengan
baik. Tapi tanpa ada perubahan, sebuah
organisasi tidak mengikuti kemajuan jaman. Perubahan2 ada yang bersifat
drastic, tapi seperti diuraikan diatas, TQM menganjurkan untuk melakukan Pà Dà Cà A
serta Kaizen (continuous improvement) oleh segenap anggota dalam
organisasi. Kaizen merupakan perbaikan2 yang tidak drastis. Meski dalam
organisasi, ada kalanya perlu juga perubahan yang drastis.
Untuk berubah dan bersedia menerima
Paradigma yang baru, harus diawali oleh pimpinan Puncak dalam organisasi, terus
menerus hingga yang paling bawah. Deming juga menganjurkan agar sebuah
Organisasi berstruktur FLAT ORGANIZATION, bukan yang berjenjang, apalagi terlalu
banyak jenjangnya. Dengan gambar Flat Organization, maka uraian tugas-tugas
yang diberikan kepada setiap orang menjadi sangat penting. Ada tugas sebagai Pelaksana dan tugas sebagai supervisor atau manager, yang dapat digambarkan
sebagai berikut:
>>>>>>>>>>>
gambar jenjang organisasi berjenjang <<<<<<<<<<
Caption
“ Berjenjang mempersulit komunikasi, sedang Flat memungkinkan adanya komunikasi
yang lebih cepat dan langsung sifatnya. Tentu harus dibuatkan System
operasional kerja yang jelas (disebut dengan manual mutu) sehingga tidak
terjadi kekacauan dalam prosedure kerjanya.
>>>>>>>>>
gambar kotak dengan diagonal tugas
Pelaksana dan managerial <<<<<
Dioberi penjelasan … posisi manager dengan managerial
lebih banyak dan posisi Pelaksana dengan tugas lebih untuk melaksanakan.
Semakin
senior, semakin tinggi bagian supervise dan managementnya, yang kemudian
disebut dengan managerial. Kaenanya perlu Managerial Skill, atau ketrampilan-2
untuk bertindak sebagai manager.
2.3.
Do
not do Mass Quality Control or Mass Inspection,
yang maksudnya agar Jangan melakukan inspeksi secara massal. Kontrol
untuk mencapai kwalitas yang baik, harus dilakukan secara tahap demi tahap.
Bila ditemukan kesalahan setelah dilakukan banyak tahapan, maka biaya untuk
mengatasi / memperbaiki, menjadi lebih sulit dan lebih mahal. Bila setiap tahap dilakukan dengan
benar, maka hasil akhirnya pasti benar pula.
Pelatihan: Coba anda uraikan proses kerja dari
organisasi anda… coba tetapkan kwalitas apa yang harus di capai dari setiap
tahapan. Nah untuk memastikan kwalitas itu benara tercapai atau
tidak, bagaimana anda lakukan pencatatan dan analisanya?
Dapat dikatakan bahwa hasil akhir adalah akibat dari
proses, jadi jangan membahas hasil akhir, tapi laksanakan dengan baik setiap
tahapan. Dalam
TQM tahapan atau Proses Tata Kelola, jauh lebih dipentingkan. Bila membahas
mengenai hasil akhir yang kurang baik, teliti apa yang terjadi dalam setiap
tahapan … kesalahan2 apa yang ditemui dan tahapan apa yang menjadi penyebabnya.
2.4.
Do
not award base on PRICE TAG Only.
Jangan
menilai sesuatu hal dari Harganya saja.
Dalam
banyak hal organisasi membuat keputusan karena murah harganya, tanpa
mempertimbangkan hal-hal lain yang terkait dengan pilihan tersebut. Seringkali
yang murah, mempunyai kekurangan lain dan menyebabkan kerugian karena terjadi
hal yang tak diinginkan, dan resiko2 lainnya. Upah yang rendah, belum tentu
baik hasilnya, bisa menyebabkan banyak kerugian atau variasi tak terkendali
atau dengan perkataan lain TQM gagal karena kwalitas akhirnya buruk tak
menentu. Nilai atau harga merupakan pertimbangan terakhir, setelah semua
pertimbangan2 lainnya di uraikan dan dipilih, karena lebih baik.
2.5.
Continues
Improvement, in all Processes, Product and Services. Disini
ditekankan kembali tentang Kaizen atau Continuous Improvement.
Hal ini harus
dilaksanakan oleh semua anggota dalam organisasi kita, terutama dalam hal-hal
yang terkait dalam proses yang dilakukan oleh masing-2 individu.
Ingat kata-kata di TQM:
“the next process is your customer”. Artinya saat seseorang mengerjakan
sesuatu, oang harus memperhatikan dan berusaha agar hasilnya sebaik mungkin,
sesuai yang dibutuhkan oleh proses selanjutnya. Proses selanjutnya akan menjadi
lebih baik, lebih cepat bila hasil dari proses sebelumnya juga baik.
Sebaliknya, kalau kerja
yang dilakukan seseorang, buruk kwalitasnya, maka tahap berikut akan menjumpai
kesulitan, menderita kerugian. Oleh karenanya disetiap tahapan harus terus
menerus dilakukan perbaikan, sehingga tahapan berikutnya menjadi lebih mudah
dan kwalitasnya akan menjadi lebih baik pula. Sering terjadi satu tahapan dalam
proses yang tidak diperbaiki, menyebabkan kegagalan dari seluruh organisasi.
Keadaan yang buruk
dalam sebuah organisasi, lebih disebabkan karena proses yang buruk dari pada
karena kesalahan orangnya.
Menurut Deming orang
menjadi bagian dari system, sehingga system harus lebih dominant dari pada
orangnya. Bila sebuah tahapan, perlu diganti orang yang baru. Dalam waktu
sesingkat mungkin, orang yang menggantikan harus sudah dapat bekerja penuh
seperti yang digantikannya. Dalam TQM hal ini dicapai dengan menyusun “manual mutu” dimana diuraikan
uraian tata kelola dan instruksi kerja berdasarkan konsep ISO (international
Standard Organization). Organisasi yang sudah mempunyai manual mutu, dapat
meminta sertifikasi dari ISO. Perusahaan yang mempunyai lisensi dari ISO, akan
menerbitkan sertifikat setelah melakukan assessment.
2.6.
Train
and retrain in the job, berikan pelatihan dan bilamana
dianggap perlu harus dilatih kembali. Karena orang mempunyai tendensi lupa, atau harus melakukan dengan tata cara
yang baru dan lebih baik.
Orang yang salah mengerjakan sesuatu, perlu di perhatikan
apakah yang bersangkutan sudah pernah diberi pelatihan? Kalau belum, maka bukan
salah orang tersebut. Kalau sudah pernah, mungkin dia lupa, harus dilatih
kembali. Kalau sudah dilakukan beberapa kali masih salah, orang tersebut tetap
tidak salah. Yang salah adalah proses dan system yang menyebabkan orang
tersebut diberi pekerjaan yang dia pasti tidak bisa lakukan dengan baik.
Organisasi harus menetapkan program pelatihan bagi
karyawan atau anggota dari organisasi tersebut. Penugasan hanya diberikan
kepada mereka yang berkompetensi. Kalau belum kompeten harus dilatih terlebih
dahulu. Kompeten artinya, mempunyai knowledge (dari bangku sekolah) dan skill
(dari pelatihan) dan experience atau pengalaman kerja. Indonesia seperti halnya
banyak negara yang lain, menetapkan “Sertifikasi Kompetensi” berdasarkan SKKNI
(standar Kompetensi Kerja Indonesia) dari berbagai bidang pekerjaan.
Organisasi harus menyusun daftar pelatihan dari setiap
jabatan yang ada dalam struktur organisasi. Kemudian pejabat dibidang Sumber
Daya Manusia, harus mendapat daftar pelatihan dan bahannya dari semua
supervisor di semua bidang. Semua anggota organisasi, harus melalui pelatihan2
agar dapat diminta untuk melakukan tugasnya dengan benar dan sebaik
mungkin.
2.7.
LEADERSHIP.
Semua
orang harus diajarkan tentang Leadership. Ada
banyak pelatihan, diskusi dan pembahasan apa itu Leadership. Leadership disini
lebih untuk menetapkan atau melatih tata kerja dan sikap seorang dalam sebuah
organisasi.
Semua
orang mempunyai sifat Leadership dalam dirinya. Tapi harus dilatih agar Leadership
yang baik ini dapat menjadi sikap dan sifat dalam pekerjaannya.
Ini termasuk tapi tidak terbatas pada:
1)
Mengerti tentang sikap leadership 2)
Punya inisiatif dan rasa tanggung jawab atas apa yang dilakukannya. 3) Dapat menyampaikan
apa yang diharapkannya dari orang lain dan juga bersedia memenuhi harapan orang
lain. 4) Dapat membuat perencanaan dan melaksanakan hal-hal
yang sudah ditetapkan oleh dirinya sendiri maupun dari organisasi. 5) Dapat
berkomunikasi dengan baik dan mengerti tata cara menghadapai konflik maupun
perbedaan pendapat dengan orang lain.
2.8.
Drive
Out Fear, dalam sebuah organisasi, seseorang harus bekerja
tanpa rasa takut.
Ini
sangat penting agar seseorang dapat bekerja secara optimal. Mempunyai motivasi
positif dari dalam dirinya sendiri atau intrinsic motivation. Tanpa takut,
dapat berpikir kreatif dan mencapai hasil yang lebih baik serta mengusulkan
cara ntuk memperbaiki secara terus menerus. System dan perhitungan pengupahan
tidak boleh membuat orang takut. Penjelasan sebab dan akibat dari segala hal
yang terkait dengan pekerjaannya, akan membuat seseorang semakin mantab dalam
kerjanya, tanpa rasa takut. Perlu ada tenggang rasa, saling menghormati, tapi bukan
karena ketakutan. Visi, Misi dan Tugas, yang jelas dan pasti, dibantu oleh proses
kerja yang jelas sesuai manual mutu, seseorang akan melaksanakan pekerjaannya
dengan sesempurna mungkin. Kerja dalam sebuah TEAM dengan tata cara yang benar,
juga akan membantu menghilangkan ketakutan seseorang dalam pekerjaannya. Team
dapat terbentuk dari dua atau lebih orang. Ada kalanya orang harus diberi
penjelasan terlebih dahulu apa artinya dan bagaimana caranya bekerja dalam
sebuah TEAM.
Cara
menyusun manual mutu dalam TQM dikenal dengan “Write what you do, do what you write”. Motivasi kerja terjadi dari dalam dirinya
sendiri atau intrinsic motivation…
2.9.
Break
down barriers and Boundaries. Organisasi yang baik
dan berstruktur flat organization, memberi kesempatan kerja yang luas.
Orang
dapat meminta pindah tugas. Ini mudah dilakukan karena adanya manual mutu dan
adanya program pelatihan kerja. Komunikasi akan terjalin dengan baik bila tidak
ada batas-batas seperti dalam management yang menerapkan system pilar-pilar.
2.10.
Eliminate
SLOGAN, Hilangkan semua Slogan-slogan.
Semua
tujuan yang ingin dicapai, yang sering di sebut dalam sebuah Slogan, harus
jelas bagaimana cara mencapainya. Tujuan yang ingin dicapai,
harus dijelaskan dan disusun secara SMART.
SMART
disini dalam TQM adalah: Specific – Measureable – Assignable – Reasonable –
Time Based. (Specific = tertentu; Measureable = terukur; Assignable = siapa
melaksanakan apa; Reasonable = bisa dilaksanakan; Time Based = waktu
pelaksanaan dan batas waktu untuk dicapai). Dalam TQM dikenal “Balance Scorecard” atau
cara untuk menyusun perencanaan bagaimana sebuah tujuan perusahaan dapat
dicapai. Dalam BSC ini, setiap orang dalam organisasi akan mempunyai tugas dan
hasil yang harus dicapai. Ini yang disebut Sore Card. BSC tentu memerlukan
pelatihan tersendiri, sebelum organisasi dapat menerapkannya. Ada sedikit perbedaan cara merencanakan, cara
berpikir dan cara penerapan bagi organisasi bersifat commercial dan bersifat
social.
2.11.
Eliminate
Numerical Quota, Hilangkan target dalam angka-angka. Orang
yang diberi numerical quota ada kalanya begitu intens dan stress dalam bekerja
sehingga menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil yang ditugaskan
kepadanya. Misalnya murid, yang ketakutan (perhatikan point no 8) akan
menyontek untuk mencapai angka kelulusan.
Mengenai
hasil kerja memang harus dibuatkan perencanaan yang SMART, tapi proses untuk
mencapainya, selangkah demi selangkah setahap demi setahap menjadi jauh lebih
penting dan perlu di tetapkan terlebih dahulu.
Motivasi
intrinsic dan penghargaan atas hasil kerja seseorang (lensa ke 4 Physchology),
akan membantu upaya seseorang untuk mencapai hasil kerja yang menggembirakan.
Bukan dengan menetapkan hukuman-hukuman, bila hasil yang harus dicapai tidak
tercapai. Tapi dengan menjelaskan akibat bila tidak tercapai. Denagn
pengertian ini, seseorang akan menunjukan semangat dan upaya yang kuat. Kita
pernah mendengar kata-kata :”tak perduli bagaimana cara mencapainya, bila perlu
kepala buat kaki dan kaki buat kepala”… jelas cara seperti ini harus kita
hilangkan.
Dalam
TQM juga dibahas tentnag theory Pareto atau kaidah 20% – 80%, ini dapat
menghilangkan Numerical Quota. Maka secara alamiah hasil kerja akan menunjukan hasil
berdasarkan diagram “Bell Curve”.
80%
yang kita anggap normal, sedang diatas ada 10% yang istimewa baik dan 10% yang
sangat buruk.
>>>>>>>> diagram bell curve
<<<<<<<
Ada
kalanya kaidah Pareto juga dipakai untuk analisa hasil sebuah usaha tertentu,
misalnya 20% dari waktu yang dipergunakan akan menyelesaikan 80% dari
pekerjaan, tapi untuk menyelesaikan yang 20% lagi, butuh waktu 80%. Percaya?
Ini misalnya mencuci sebuah motor atau mobil…
2.12.
Pride
of workmanship and Eliminate annual rating or merit system dengan perkataan lain,
semua dalam organisasi harus mempunyai rasa bangga atas hasil kerjanya. Kita
berikan kesempatan agar orang merasa bangga atau lebih dapat dikatakan
bahagia, karena tahu dirinya atau team yang bekerja bersama sama dalam
organisasi, mencapai hasil yang memuaskan. Keberhasilan harus dihargai, dan harus dicatat dan di
ulang terus menerus.
Menghargai pekerjaan seseorang dan tidak menyinggung
mereka yang menjumpai kegagalan, akan membantu semangat dan Intrinsic
Motivation untuk maju dan menghasilkan yang terbaik. Dijaga dengan continuous
improvement, train and retrain, pasti akan semakin baik hasilnya dan semakin
patut bangga atas hasil yang dicapai. Kalau sebab keberhasilan kita catat dalam
daftar “key success factors” dan penyebab kegagalan kita catat dalam daftar
“Reason for failure”, hal ini juga akan menyebabkan kurangnya kegagalan.
2.13.
Institute
a Vigorous Program of Education and Self Improvement. Dalam
organisasi selalu harus di sediakan kesempatan untuk pendidikan dan perbaikan
diri terus menerus. Dalam organisasi
perlu disusun, perencanaan pelatihan dan pendidikan, berdasarkan jabatan dengan
materi2 yang lengkap. Agar anggota dalam organisasi tersebut, mempunyai
pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, untuk melaksanakan tugasnya dengan
baik. Dibanyak
organisasi besar, ini ada kalanya disebut.
2.14.
Everybody
in the Organization to work and understand as well as implement the 4 lenses
and above 14 points. Seluruh
anggota dalam organisasi, harus mengerti tentang 4 lensa dari Deming ini, serta
menerapkan semua yang diuraikan dari 14 points of Deming ini. Biasanya konsaep TQM dan theory serta
Philosophy dari Deming ini, harus di prakarsai oleh pucuk pimpinan tertinggi
dalam organisasi. Dan di dukung penuh oleh seluruh anggota dalam organisasi.
Semua orang dalam organisasi harus ikut dalam penerapannya. Tidak ada satupun
dari butir2 ini boleh diabaikan, semua harus dilakukan. Adakalanya organisasi
menjumpai kesulitan, untuk pertama kalinya akan bertransformasi dari cara kerja
yang lama, mau masuk ke TQM dan
menerapkan 4+1 lenses dan the 14+1 points of Deming ini.
2.15.
Be
grateful atau Bersyukurlah. Dalam melaksanakan pekerjaan dalam
sebuah Organisasi. Semua orang harus selal;u melaksanakan tugas sebaik-baiknya,
dibantu oleh konsep 4+1 dan 14+1 yang kami uraian diatas. Hampir dapat
dipastikan, organisasi akan mencapai hasil yang sangat memuaskan. Sehingga
nomor 15 dari 14+1, adalah Sikap BERSYUKUR Kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Demikian
di bagian ini adalah saduran, untuk menguraikan konsep (4+1) LENSES dan (14+1) POINTS OF WILLIAM EDWARD DEMING, yang
bila diterapkan dan dilengkapi dengan berbagai tata cara kelola sebuah
Organisai, dapat dipastikan akan memperbaiki kwalitas dan hasil pencapaian
tujuan sebuah Organisasi. Dan bagi organisasi yang sudah baik akan menjadi
semakin baik.
Hidayat
Tjokrodjojo
Jakarta,
September 2016.
